L’association

L'association ARISSE (Actions et Ressources pour l'Inclusion Sociale par le Soin et l’Éducation) est une association qui assure la gestion d'établissements médico-sociaux et sanitaires. A travers 43 établissements en Ile-de-France, l'ARISSE accueille et accompagne des enfants et adolescents souffrant de troubles mentaux et/ou psychiques. Ces enfants sont accompagnés au sein d'équipes pluridisciplinaires dispensant des soins et une éducation spécialisée et adaptée. Chaque année, nos 700 salariés prennent en charge plus de 6.000 enfants au sein de nos structures avec respect, solidarité et bienveillance.

Profil du poste

Vous avez un attrait pour les valeurs et le secteur associatif ; la connaissance du secteur médico-social étant un plus.

Particularités du poste

• Maitrise des logiciels de bureautique et des outils informatiques exigée ;
• Bonnes capacités rédactionnelles ;
• Vous avez un sens aigu de l'organisation et de la rigueur au travail. Vous savez vous adapter aux différentes situations et gérer les nombreuses sollicitations avec aisance ;
• Vous savez prendre des initiatives, être force de proposition et anticiper les évènements et le soutien à apporter aux équipes ;
• Vous avez le sens de la confidentialité professionnelle et un intérêt pour le secteur médico-social ;
• Vous souhaitez travailler au sein d’un environnement institutionnel, en interaction avec des professionnels de profils et fonctions variés ;
• Votre dynamisme et votre capacité à gérer les priorités sont des atouts majeurs pour mener à bien vos missions.

Description du poste

L’assistante est rattachée hiérarchiquement à la Directrice des Ressources Humaines.

Au sein d’une équipe resserrée et dynamique, vous serez l'interlocuteur privilégié de la Directrice des Ressources Humaines, de la Directrice Administrative et Financière ainsi que des coordinatrices des deux directions.

Vous assistez et assurerez un soutien administratif et organisationnel efficace auprès de ces équipes.

Vous prenez en charge les travaux administratifs et contribuez au fonctionnement logistique des différents services du siège social en utilisant le vocabulaire et les techniques du secteur, dans le respect des procédures, de la réglementation dans un environnement informatisé.

Vos missions :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs. Analyse et traitement des demandes. Prise en charge et orientation des personnes ;
• Réceptionner, filtrer, organiser et diffuser les informations au sein du siège social (courriers, appel, mails, notes internes, etc.) ;
• Participer à la communication interne ;
• Enregistrer et classer les informations utiles, diffuser l’information au sein des espaces communs ;
• Participer aux échanges administratifs avec les partenaires extérieurs :
  • Banques: courriers, gestion des cartes bancaires (demandes, modification de plafonds, incidents…), circularisations bancaires
  • Fournisseurs : s’assurer de la bonne affectation des documents aux dossiers comptables, contacter des fournisseurs si besoin, faire les contrôles demandés, gérer l’intégration des factures dans Yooz. Circularisation des comptes fournisseurs
  • Financeurs: réception, transmission et classement numérique des courriers (ARS, ville de Paris, CAF, Départements) ;
• Participer à la gestion administrative et financière en collaboration avec les différents services de la DAF (SI, Comptabilité et Contrôle de gestion) :
  • Centraliser mensuellement les justificatifs de dépenses par carte bancaire du Siège et les transmettre à la comptabilité ;
  • Participer au suivi des demandes faites aux établissements (relances mensuelles pour le suivi de l’activité, relances à différentes échéances (clôtures, rapport financier ANAP, campagne CNR…)
• Appui au Service informatique et SI (contrôle de la répartition des lignes téléphoniques, participer à la gestion des entrées et sorties des salariés…) ;
• Organisation des rencontres avec les différents partenaires, participation aux réunions d’équipe ;
• Gestion des agendas et des réservations de salles, de véhicules ou de locaux ;
• Planification des réceptions de commandes/ fournisseurs, gestions des stocks ;
• S’assurer de l’agencement des salles et du bon fonctionnement du matériel ;
• Gérer le parc automobile (assurance, entretien, etc.) ;
• Réaliser des travaux ad hoc en support des directions RH et DAF ;
• Gérer les achats de fournitures et du stock ;
• Assurer la conception et l'organisation d'évènements (ex., séminaires de direction).

Profil recherché :

De formation BAC +2 de « Secrétariat option Direction » ou « Action Managériale », vous disposez d’une expérience professionnelle de 5 années minimum sur un poste d’assistanat de Direction similaire.

CDI, temps plein, poste à pouvoir à partir du 23 janvier 2025.

Statut et Rémunération : Non cadre, selon Convention collective de 1966 avec reprise d’ancienneté et application de Laforcade.

Merci d’adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) à Madame Laïla REBAI, Directrice des Ressources Humaines, à l’adresse mail suivante : l.rebai@arisse-asso.fr

« Dans le cadre de sa politique volontariste et inclusive, l'association Arisse s'engage en faveur de l’insertion des personnes en situation de handicap ainsi que de l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes. Toutes les candidatures seront étudiées à compétences égales, selon les mêmes critères de sélection.

Les données collectées le sont conformément au RGPD en vigueur, le candidat a un droit d’accès sur demande.»

Service des Ressources Humaines